Dinsdag 16 september 2014 heeft wederom een bestuursvergadering plaatsgevonden. Hierin zijn onder andere de volgende onderwerpen besproken (of download “Verslag bestuur 16 sept 2014.doc”):

Onduidelijkheid over baangebruik
Het blijkt niet altijd duidelijk te zijn wanneer activiteiten op het tennispark georganiseerd worden. Hierdoor komen sommige leden pas bij aankomst op het tennispark tot de conclusie dat zij niet kunnen spelen, of dat er minder banen beschikbaar zijn dan normaal. Wij willen er op wijzen dat alle activiteiten ruim van te voren op onze website worden vermeld. Ben je vergeten op de activiteitenlijst op onze website te kijken en kom je tot de conclusie dat sommige of alle banen gebruikt worden voor andere verenigingsactiviteiten, dan willen we je vragen daar begrip voor op te brengen.

Kantine openstelling op woensdagmiddag
Tijdens de competitie van de tenniskids op woensdagmiddag zal vanaf nu de kantine open worden gesteld. Hiermee hopen wij het verblijf op ons tennispark voor de tenniskids en hun ouders aangenamer te maken en de betrokkenheid van de ouders bij onze mooie vereniging te vergroten.

Online afhangen
Het afhangbord (Jiba) biedt een optionele functionaliteit waarmee leden van een vereniging thuis online kunnen afhangen, om op deze manier een baan te reserveren. Hierna dient men een kwartier voor tijd aanwezig te zijn om daadwerkelijk in te klokken in het afhangbord (door het pasje door de cardreader te halen). Na onderzoek blijkt het online afhangen niet geschikt te zijn voor onze vereniging. Dit systeem zou ervoor zorgen dat de druk op de banen hoger wordt, doordat de bespeelbare tijd op de banen minder efficiënt wordt benut. Dit terwijl we de druk op de banen juist willen verlagen. We hebben er dan ook voor gekozen de mogelijkheid voor online afhangen niet te activeren.

Bankrekeningen binnen de verenigingen
Vanuit verschillende commissies is het verzoek gekomen een eigen bankrekening te openen voor deze commissie. Na het inwinnen van informatie bij andere verenigingen en de KNLTB hebben wij besloten dit verzoek niet te honoreren. In de praktijk blijken de verschillende bankrekeningen niet tot een toename in overzichtelijkheid te leiden, maar juist tot het tegenovergestelde. Het is aan toernooicommissies om een gedegen boekhouding van hun inkomsten en uitgaven bij te houden en dit te overleggen aan de penningmeester van de vereniging.

Competitie
Onder een groot deel van de leden van tv Het Wooldrik blijkt de gedachte te leven dat er geen competitie meer gespeeld kan worden, omdat de vereniging qua competitie ‘vol’ zou zitten. Dit blijkt voor sommige dagen het geval, maar niet voor alle. In de zondagcompetitie is nog ruimte. Voor de competitie kunnen nieuwe teams zich pas aanmelden vanaf het moment dat dit op internet bekend wordt gemaakt. Nu al aanmelden heeft dus geen zin!

Daarnaast is er gesproken over het aanbieden van de mogelijkheid tot het spelen van najaarscompetitie bij tv Het Wooldrik. Er is besloten dat de competitieleider tv Het Wooldrik in 2015 zal aanmelden voor de najaarscompetitie. Het KNLTB District Oost heeft een najaarscompetitie, maar erg weinig verenigingen uit Twente doen hier aan mee. Wanneer men in 2015 najaarscompetitie wil gaan spelen, dan moet men bereid zijn ook buiten Twente te reizen voor uitwedstrijden.

Daarnaast zal voortaan een reservelijst op de website worden gepubliceerd. Hier kunnen mensen die wel competitie willen spelen maar nog geen team hebben of niet elke week willen spelen zich op laten plaatsen. Op deze manier is het voor bestaande teams overzichtelijk wie zij kunnen benaderen wanneer zij een uitvaller hebben in hun team. Indeling als reserve in een team gebeurt op voorkeur van de vaste teamleden. Hierbij zal tennisniveau (rating) leidend zijn.

Wel les, geen lid
Er bleken mensen op ons tennispark tennisles te volgen, zonder dat zij lid waren van tv Het Wooldrik. Deze personen zijn door het bestuur benaderd. Veelal bleek dit op een misverstand te berusten. Alle lesklanten die op ons tennispark tennisles volgen zijn nu lid van onze vereniging.

Toernooicommissies
Vanuit verschillende toernooicommissies zijn de afgelopen jaren verzoeken binnen gekomen bij het bestuur voor een bijdrage aan hun toernooi. In sommige gevallen, toernooien die voor het eerst werden georganiseerd, is dit gehonoreerd. Echter, het huishoudelijk reglement schrijft voor dat toernooicommissies zelf verantwoordelijk zijn voor hun eigen inkomsten. Bestaande toernooien worden dan ook geacht zelf zorg te dragen voor hun inkomsten. Overeenkomstig het huishoudelijk reglement komen de positieve resultaten van de toernooien ten gunste van de vereniging.

Beleidsplan
Het afgelopen jaar heeft het bestuur hard gewerkt aan het opstellen van een beleidsplan, voor de jaren 2015-2020. Hierin zijn, onder andere, kaders geschetst voor (toernooi)commissies. In de komende maanden zal het bestuur met de verschillende commissies om de tafel gaan om hun visie op deze kaders te vernemen. Op deze manier hopen wij de organisatie van onze vereniging verder te professionaliseren en het werken voor iedereen prettiger te maken.

Vanuit de ontwikkeling van het beleidsplan heeft het bestuur van de vereniging een onderhoud gehad met het bestuur van de stichting die ons tennispark beheert. Hierin zijn duidelijke afspraken gemaakt over de taken en verantwoordelijkheden van beide partijen. De ambitie is uitgesproken om gezamenlijk te werken aan het behoud en de versterking van onze mooie vereniging en ons prachtige tennispark. Deze ambitieuze plannen zullen tijdens de algemene ledenvergadering van 2015 nader worden toegelicht.

Nieuwsbrief
Er blijken nog steeds leden te zijn die zich wel hebben aangemeld voor de nieuwsbrief, maar deze niet ontvangen. Hier wordt aan gewerkt.

Ledenadministratie
Er blijken te veel incorrecte gegevens in de data van de ledenadministratie te zitten. Hierbij gaat het voornamelijk om e-mailadressen en telefoonnummers. Wij willen iedereen dan ook verzoeken eventuele wijzigingen door te geven aan de ledenadministratie, zodat deze kunnen worden aangepast.

Volgende vergadering
De eerst volgende bestuursvergadering zal plaatsvinden op 21 oktober 2014. Heb jij vragen en/of opmerkingen die jij graag door het bestuur besproken wil hebben? Stuur dan jouw vraag naar secretaris@tvhetwooldrik.nl