Het huishoudelijk reglement is ook te downloaden in PDF formaat: download. Zie hieronder voor de volledige tekst.
Huishoudelijk Reglement TV Het Wooldrik
Definities
In dit huishoudelijk reglement wordt verstaan onder:
- de vereniging: tennisvereniging Het Wooldrik
- de statuten: de statuten van de vereniging
- het bestuur: het bestuur van de vereniging
- de leden: zij die conform artikel 4 van de statuten zijn toegelaten tot de vereniging
Rechten en verplichtingen leden
Artikel 1
De leden zijn verplicht:
- zich strikt te houden aan het ter plaatse geldende baanreglement opgesteld door het bestuur en aan de schriftelijke of mondelinge aanwijzingen van het bestuur en/of namens het bestuur optredende personen;
- om op de baan gepaste tenniskleding en gepast schoeisel te dragen;
- om op verzoek van een bestuurslid hun lidmaatschapspas te tonen;
- zich op het tennispark en in de kantine te houden aan de geldende voorschriften;
- uitsluitend met de eigen lidmaatschapspas af te hangen.
Artikel 2
Leden zijn verplicht de contributie en, indien verschuldigd, het entreegeld te voldoen vóór 15 maart van het desbetreffende verenigingsjaar, tenzij men is vrijgesteld van betaling of in overleg met het bestuur een andere regeling getroffen heeft.
Het bestuur zal aan de leden die op bovengenoemde datum niet aan de verplichting tot betaling hebben voldaan, éénmaal een herinnering tot betaling sturen. Indien een lid dan binnen de gestelde termijn nog niet aan zijn betalingsverplichting heeft voldaan, is het lid vanaf die datum niet meer bevoegd de aan het lidmaatschap verbonden rechten uit te oefenen totdat hij geheel aan zijn financiële verplichtingen heeft voldaan. Gedurende deze periode blijft het desbetreffende lid verplicht te voldoen aan alle verplichtingen welke uit het lidmaatschap voortvloeien.
Indien een lid niet tijdig voldoet aan zijn financiële verplichtingen tegenover de vereniging, is het desbetreffende lid vanaf de vervaldatum over het verschuldigde bedrag de wettelijke rente en de met de incasso verbonden kosten verschuldigd.
Artikel 3
De leden hebben het recht bij alle bijeenkomsten (behoudens vergaderingen van het bestuur, de kascommissie of overige commissies), wedstrijden en andere evenementen van de vereniging aanwezig te zijn.
Aanmeldingsformulier
Artikel 4
Op het aanmeldingsformulier, als bedoeld in artikel 5 lid 1 van de statuten, dient ten minste te worden vermeld: naam, voornamen, woonplaats, adres, geboortejaar en -datum, mailadres, en machtiging tot incasso.
De bij de aanmelding tot het lidmaatschap verstrekte persoonsgegevens worden door de vereniging opgenomen in het ledenbestand van de vereniging in verband met alle reguliere verenigingsactiviteiten.
De leden zijn verplicht adresveranderingen ten spoedigste aan de ledenadministratie op te geven.
De vereniging kan de persoonsgegevens binnen verenigingsverband openbaar maken in verband met alle reguliere verenigingsactiviteiten en mag de persoonsgegevens tevens verstrekken aan de KNLTB in verband met de aanmelding als lid.
De persoonsgegevens worden niet aan andere bedrijven, instellingen of verenigingen verstrekt, zonder de expliciete toestemming van de leden of deelnemers aan de door de vereniging georganiseerde activiteiten.
Om te voorkomen dat de persoonsgegevens voor andere doeleinden worden gebruikt, verstrekt de ledenadministrateur op verzoek alleen persoonsgegevens aan bestuursleden en voorzitters van commissies.
Schorsing en beroep; commissie van beroep
Artikel 5
De oplegging van een schorsing als bedoeld in artikel 7 van de statuten wordt door het bestuur binnen 8 dagen na het besluit tot schorsing schriftelijk aan de betrokkene met opgave van redenen medegedeeld, onder vermelding van de mogelijkheid in beroep te gaan overeenkomstig artikel 8 van dit reglement.
Artikel 6
Een opgelegde schorsing wordt, tenzij het bestuur onmiddellijke tenuitvoerlegging bepaalt, van kracht indien:
- binnen de beroepstermijn geen beroep is aangetekend;
- tijdig beroep is aangetekend, op de dag volgend op die waarop het door de commissie van beroep genomen besluit aan de betrokkene is toegezonden.
Artikel 7
Ontzetting van een lid ingevolge artikel 6 lid 1 sub d van de statuten wordt door het bestuur binnen 5 dagen aan de KNLTB medegedeeld. Tegen een besluit tot ontzetting is geen beroep mogelijk.
Artikel 8
Een lid kan tegen een hem/haar opgelegde schorsing beroep aantekenen bij de commissie van beroep. Het beroep moet worden ingesteld door het inzenden van een bezwaarschrift aan het bestuur binnen 8 dagen na de schriftelijke kennisgeving van het besluit tot schorsing.
Het bestuur zendt het bezwaarschrift binnen 3 dagen na ontvangst daarvan tezamen met alle ter zake relevante stukken aan de commissie van beroep.
Het niet in acht nemen van de hiervoor genoemde termijn door de betrokkene heeft niet ontvankelijkheid van het beroep tot gevolg, tenzij de commissie van beroep van oordeel is dat het één en ander de betrokkene niet kan worden aangerekend.
Artikel 9
De commissie van beroep zal bestaan uit 3 leden, die ieder ten minste 5 jaar lid zijn van de vereniging.
In de commissie van beroep kunnen geen bestuursleden worden benoemd.
Ieder beroep zal worden beoordeeld door de voltallige commissie.
Artikel 10
De behandeling van het beroep door de commissie van beroep moet plaatsvinden binnen 14 dagen na ontvangst van het bezwaarschrift.
De commissie zal de betrokkene en het bestuur, indien zij dat wensen, in de gelegenheid stellen hun standpunten schriftelijk of mondeling toe te lichten.
Het bestuur is verplicht de commissie alle inlichtingen te verschaffen die voor de beoordeling van het beroep van belang kunnen zijn.
De commissie zal haar besluit binnen 8 dagen na het nemen van haar besluit schriftelijk aan de betrokkene en het bestuur zenden.
Bestuur
Artikel 11
Het bestuur bestaat uit ten hoogste 9 leden.
Leden van het bestuur zijn tevens de voorzitters van de wedstrijd/competitiecommissie, toernooicommissie en jeugdcommissie.
Artikel 12
Het bestuurslid is bevoegd tot het bijwonen van alle bestuursvergaderingen, tot het daarin voeren van het woord en het daarin uitbrengen van zijn stem; ieder bestuurslid heeft één stem.
Aftredende bestuursleden zijn terstond herbenoembaar.
De verkiezingen van bestuursleden ter vervanging van de aftredende geschieden in de eerste algemene vergadering, waarin daartoe de mogelijkheid bestaat.
Artikel 13
In de eerste vergadering van het bestuur na de algemene vergadering wordt een vice-voorzitter gekozen. Deze neemt bij ontstentenis van de voorzitter, diens werkzaamheden waar. Bij ontstentenis van de vicevoorzitter of van een ander bestuurslid worden diens werkzaamheden waargenomen door één of meer door het bestuur uit zijn midden gekozen leden.
Blijvende ontstentenis van één of meer bestuursleden is niet van invloed op de bevoegdheden van het bestuur.
In geval van blijvende ontstentenis van alle bestuursleden fungeren de aanwezige, laatstelijk reglementair afgetreden bestuursleden als tijdelijk bestuur.
Artikel 14
Overeenkomstig artikel 9 lid 6 van de statuten worden bestuursleden benoemd voor een termijn van 3 jaar.
Ieder jaar treden 3 bestuursleden af, volgens het volgende rooster van aftreden:
- 1e jaar = secretaris, algemeen bestuurslid 1 en 4
- 2e jaar = penningmeester, algemeen bestuurslid 2 en 5
- 3e jaar = voorzitter en algemeen bestuurslid 3 en 6
Verplichtingen van het bestuur
Artikel 15
Het bestuur is verplicht, op overzichtelijke wijze een volledige administratie bij te houden van:
- namen en adressen van de in artikel 4 van de statuten bedoelde personen;
- presentielijsten en notulen van alle algemene vergaderingen en vergaderingen van het bestuur;
- de bezittingen en schulden van de vereniging.
Voorwerpen van geringe waarde, waarvan het gebruik in het5 algemeen korter dan een jaar is, behoeven daarin niet te worden opgenomen.
Van de onder a. bedoelde administratie moet aan ieder lid, die daarom verzoekt, binnen één week inzage worden verstrekt omtrent zijn eigen gegevens.
Commissies
Artikel 16
De algemene vergadering kan één of meer commissies benoemen, met algemene of bijzondere opdrachten, welke zich niet mogen uitstrekken buiten de grenzen van de bevoegdheden van de benoemde commissie.
De door het bestuur ingestelde commissies blijven te allen tijde verantwoordelijk tegenover de instantie die hen heeft benoemd.
Bij of na de benoeming kunnen tevens de bevoegdheden en verplichtingen van iedere commissie worden geregeld of gewijzigd.
De commissies – met uitzondering van de kascommissie als bedoeld in artikel 12 lid 4 van de statuten – kunnen te allen tijde door het bestuur worden ontbonden. Ook kunnen één of meer leden daarvan als zodanig door het bestuur worden ontslagen en al dan niet door anderen worden vervangen.
Artikel 17
De kascommissie, als bedoeld in artikel 12 lid 4 van de statuten, bestaande uit twee leden, wordt bij haar benoeming telkens geldend voor één jaar, aangevuld met een plaatsvervangend lid, dat bij ontstentenis van een van de commissieleden diens plaats zal innemen. Dit plaatsvervangend lid zal in het volgende verenigingsjaar, bij voorkeur, door de algemene vergadering worden benoemd tot lid van de commissie in de plaats van dat lid van de commissie, dat het langst in de commissie zitting heeft gehad.
Artikel 18
Naast de kascommissie en de commissie van beroep kent de vereniging ten minste de volgende commissies, die het bestuur in haar taak bijstaan:
- een wedstrijd/competitiecommissie;
- een jeugdcommissie;
- een toernooicommissie;
- een activiteitencommissie;
- een veteranencommissie;
- een sponsorcommissie;
- een PR/communicatiecommissie;
- een commissie trainingen/tennisschool.
Het voorzitterschap van deze commissies wordt bij voorkeur bekleed door algemene bestuursleden. Voorzitters van commissies die geen algemeen bestuurslid zijn worden indien het bestuur dat nodig acht als adviseur aan het bestuur toegevoegd.
Artikel 19
Vervallen met de reglementswijziging van 16 maart 2015.
Artikel 20
Voor de door commissies georganiseerde evenementen en andere activiteiten geldt dat inkomsten en uitgaven in evenwicht dienen te zijn. Voor aanvang van het nieuwe verenigingsjaar maakt elke commissie een begroting op van de verwachte inkomsten en uitgaven en levert deze begroting bij de penningmeester van de vereniging aan. De begrotingen worden opgenomen in de totaalbegroting van de vereniging en door het bestuur ter goedkeuring voorgelegd aan de algemene vergadering.
Verwachte afwijkingen van de begroting moeten voordat het evenement plaats vindt, dan wel voordat de uitgaven worden gedaan, worden gemeld aan de penningmeester, die al dan niet na overleg met het bestuur, met de afwijking moet instemmen. Eventuele financiële meevallers van een commissie komen niet automatisch ten goede aan de desbetreffende commissie. Uitgaven volgens de goedgekeurde begroting kunnen door commissieleden worden gedeclareerd bij de penningmeester. De penningmeester kan ook besluiten om een lid van de commissie een voorschot te geven voor het verrichten van kleine uitgaven.
Artikel 21
Alle zaken met betrekking tot sponsoring van verenigingsactiviteiten moeten worden gemeld bij de sponsorcommissie. Pas na een positief advies van de sponsorcommissie kan de sponsoring doorgang vinden en bijvoorbeeld worden opgenomen in de begroting van een door een commissie georganiseerd evenement.
Tennislessen/trainers
Artikel 22
Zonder toestemming van het bestuur mogen op de banen geen tennislessen worden gegeven door anderen dan de door het bestuur aangezochte trainers / trainsters.
Artikel 23
De trainers/trainsters die de tennislessen verzorgen dienen in het bezit te zijn van een geldige KNLTB-tennisleraartennislicentie.
Overige bepalingen
Artikel 24
Schade aan de vereniging of één van haar bezittingen toegebracht of mede veroorzaakt door een lid, kan door het bestuur geheel of ten dele op dat lid worden verhaald.
Leden die namens of in opdracht van de vereniging met jeugdleden werken of financiële handelingen verrichten zijn verplicht over een verklaring van goed gedrag (een zogenaamde VOG-verklaring) te beschikken. Dit betreft in ieder geval de penningmeester, de leden van de jeugdcommissie en de tennisleraren.
Slotbepalingen
Artikel 25
Alle leden ontvangen desgewenst van de secretaris één exemplaar van de statuten en van dit reglement, zulks tegen een door het bestuur vast te stellen vergoeding.
Artikel 26
Aldus vastgesteld door de algemene ledenvergadering van 16 juni 2021.