De privacyverklaring is ook te downloaden in PDF formaat: download. Zie hieronder voor de volledige tekst.
Privacyverklaring Tennisvereniging Het Wooldrik & Stichting Wooldrikpark
TV Het Wooldrik (KVK 40073074) is gevestigd te 7535CJ Enschede aan Tegelerweg 72.
Stichting Wooldrikpark (KVK 41030496) is gevestigd te 7543ES Enschede aan Terschellinglaan 14.
Deze privacyverklaring is vastgesteld in de bestuursvergadering van TV Het Wooldrik dd 2 september 2019.
TV Het Wooldrik / Stichting Wooldrikpark verwerkt persoonsgegevens en neemt de bescherming van gegevens serieus. Wij willen hierover graag duidelijk en transparant informeren. In deze privacyverklaring geven wij antwoord op de belangrijkste vragen over de verwerking van persoonsgegevens door TV Het Wooldrik / Stichting Wooldrikpark.
Wij kunnen deze privacyverklaring van tijd tot tijd aanpassen. De laatste aanpassing is gedaan op 12 september 2019. De gewijzigde Privacyverklaring zal onmiddellijk van kracht zijn nadat deze voor het eerst op de website van TV Het Wooldrik is geplaatst. Het is mogelijk om de laatste versie in te zien via de hyperlink Privacyverklaring onderaan de websites van TV Het Wooldrik. We stellen de laatste versie ook graag beschikbaar op aanvraag.
1. Wie binnen TV Het Wooldrik / Stichting Wooldrikpark is (eind)verantwoordelijk voor gegevensverwerking?
De secretaris van TV Het Wooldrik is (eind)verantwoordelijk voor het beheer, de ontwikkeling en de toepassing van persoonsgegevens, e.e.a. overeenkomstig het in deze privacyverklaring bepaalde en ziet toe op de naleving van de uitvoeringsregels.
TV Het Wooldrik / Stichting Wooldrikpark draagt ook zorg voor de nodige voorzieningen van technische en organisatorische aard ter beveiliging van persoonsgegevens, tegen verlies of aantasting van persoonsgegevens en tegen onbevoegde kennisneming, wijziging of verstrekking daarvan.
2. Van wie verwerken wij persoonsgegevens?
TV Het Wooldrik / Stichting Wooldrikpark verwerkt persoonsgegevens van:
- Leden
- Zakelijke relaties (w.o. tennisleraren, sponsoren)
- Bezoekers tennispark
- Belangstellenden
In bijlage I is weergegeven welke persoonsgegevens we daarvoor verwerken. Op voornoemde categorieën personen is deze privacyverklaring van toepassing.
3. Waarvoor verwerken wij persoonsgegevens?
Algemeen
We hebben persoonsgegevens nodig voor (of ter ondersteuning van) onze administratieve processen en diensten. Betrokkene verstrekt die gegevens zelf aan ons (of een door betrokkene gemachtigde verstrekt ze aan ons). We verwerken gegevens om praktische zaken te regelen.
Leden
Wij gebruiken persoonsgegevens bijvoorbeeld voor:
- Ledenadministratie
- Contributieheffing
- Organisatie competitie en toernooien
- Informatieverstrekking
- Uitnodigingen voor activiteiten
In het geval van jeugdleden verwerken we ook indien nodig persoonsgegevens van hun ouders/verzorgers.
Zakelijke relaties (w.o. tennisleraren, sponsoren):
Wij gebruiken persoonsgegevens bijvoorbeeld voor:
- Overleg over bestelling/levering
- Betaling
- Informatieverstrekking
- Uitnodigingen voor activiteiten
Bezoekers tennispark
Tijdens vereningsactiviteiten kunnen er foto’s gemaakt worden. Wij gebruiken deze bijvoorbeeld voor:
- Berichten over de vereniging op social media/website
Op ons tennispark zijn camera’s geïnstalleerd die bewakingsbeelden maken. Wij gebruiken deze bijvoorbeeld voor:
- Voorkomen vernieling
Belangstellenden
Als iemand belangstelling hebt voor de activiteiten van TV Het Wooldrik / Stichting Wooldrikpark kun die ons vragen stellen. In de opvolging van de (aan)vraag verwerken we de daarvoor benodigde persoonsgegevens.
Persoonsgegevens kunnen ook gebruikt worden voor het verzenden van nieuwsbrieven om nog beter van dienst te zijn en te informeren. We sturen alleen nieuwsbrieven als betrokkene daar zelf toestemming voor geeft. Als betrokkene niet meer benaderd wil worden voor een nieuwsbrief kan deze dit aangeven door in de betreffende nieuwsbrief op ‘uitschrijven’ te klikken.
Rechtsgronden waarop voornoemde gegevensverwerkingen zijn gebaseerd:
- Uitvoering van een overeenkomst en/of;
- Toestemming van betrokkene en/of;
- Gerechtvaardigd belang.
- (Statistische) analyse, verslaglegging en verantwoording
Voor o.a. kwaliteitsdoeleinden analyseren we informatie zoals evaluaties van activiteiten, behoeften en (klant)vragen etc.. Geanonimiseerd verwerken we persoonsgegevens voor de verantwoording, ons jaarverslag etc.. Daarmee maken we inzichtelijk hoeveel mensen meedoen aan onze activiteiten etc..
Als TV Het Wooldrik / Stichting Wooldrikpark persoonsgegevens voor andere doeleinden wil gebruiken dan hiervoor is benoemd vragen wij daarvoor toestemming.
TV Het Wooldrik / Stichting Wooldrikpark maakt gebruik van geautomatiseerde gegevensverwerking en neemt persoonsgegevens op in (digitale) bestanden. Van geautomatiseerde besluitvorming inclusief profiling zoals bedoeld in de AVG is volgens TV Het Wooldrik / Stichting Wooldrikpark geen sprake.
4. Toegang tot persoonsgegevens en beveiliging
Uitsluitend en slechts binnen het kader van de hun opgedragen werkzaamheden hebben toegang tot bepaalde persoonsgegevens:
- Vrijwilligers van TV Het Wooldrik / Stichting Wooldrikpark;
- Derden zoals: de bank, ICT-serviceverleners (webhosting, leveranciers van digitale pakketten, telefonie, ledenadministratie, contributie-inning), Mailchimp, social media (zoals Facebook etc.)
Binnen TV Het Wooldrik / Stichting Wooldrikpark kan toegang tot persoonsgegevens uitsluitend worden verkregen door middel van de persoonlijk toegekende toegangscodes.
Aan deze toegangscodes zijn specifieke rechten gekoppeld inzake het verwerken, wijzigen, verwijderen, raadplegen/inzien van de opgeslagen gegevens. Vrijwilligers hebben toegang tot voor hun benodigde informatie afhankelijk van hun werkzaamheden.
5. Met wie delen wij gegevens?
TV Het Wooldrik / Stichting Wooldrikpark verstrekt bepaalde persoonsgegevens aan onze dienstverleners zoals de bank, ICT-serviceverleners (webhosting, leveranciers van digitale pakketten, telefonie, ledenadministratie, contributie-inning), Mailchimp, social media (zoals Facebook etc.). Onze dienstverleners helpen ons met bijvoor- beeld administratie ten behoeve van de uitvoering van de met betrokkene aangegane overeenkomst of het beantwoorden van vragen. Met onze dienstverleners sluiten wij verwerkersovereenkomsten af ter bescherming van betrokkene. Een aantal daarvan zijn gevestigd buiten de EU (denk aan Mailchimp, Facebook etc.).
Buiten de uitvoering van hetgeen we met betrokkene zijn overeengekomen worden geen persoonsgegevens met derden gedeeld, tenzij:
- Dit wordt vereist ingevolge een wettelijk voorschrift;
- Dit geschiedt met toestemming van de betrokkene;
- Instanties met een publiekrechtelijke taak daarom verzoeken.
De verstrekking van gegevens blijft achterwege voor zover uit hoofde van ambt, beroep of wettelijk voorschrift geheimhouding geboden is.
6. Bewaren en vernietigen van de gegevens
Als aan de persoonsgegevens financiële gegevens zijn gekoppeld (denk aan contributie) en er is gedurende 7 jaar geen contact tussen betrokkene en TV Het Wooldrik geweest, worden de persoonsgegevens vernietigd. TV Het Wooldrik / Stichting Wooldrikpark dient financiële gegevens ingevolge wettelijke belastingbepalingen gedurende een periode van 7 jaar te bewaren.
Als er geen financiële gegevens zijn gekoppeld aan de persoonsgegevens en er is gedurende 2 jaar geen contact geweest tussen betrokkene en TV Het Wooldrik / Stichting Wooldrikpark worden de persoonsgegevens vernietigd.
7. Jouw recht op inzicht op verwerking, inzage en afschrift
Betrokkene of diens gemachtigde mag TV Het Wooldrik / Stichting Wooldrikpark schriftelijk vragen om inzage in de geregistreerde gegevens. Als betrokkene inzage wilt kun die dat vragen aan de secretaris van TV Het Wooldrik. De secretaris van TV Het Wooldrik geeft binnen 4 weken na indiening van het verzoek inzage antwoord op het verzoek.
Betrokkene (of diens gemachtigde) krijgt inzage in persoonsgegevens die op betrokkene betrekking hebben. Betrokkene kan een afschrift van de door hem/haar gevraagde gegevens krijgen. We geven inzage als zijn/haar identiteit (of die van diens gemachtigde) door vrijwilligers van TV Het Wooldrik / Stichting Wooldrikpark onomstotelijk kan worden vastgesteld.
Mochten we besluiten dat we geen inzage geven dan wordt dat met redenen omkleed.
8. Correctierecht
Betrokkene (of diens gemachtigde, als die een nadrukkelijk verzoek van betrokken kan tonen) heeft het recht om verbetering, aanvulling of afscherming te vragen van persoonsgegevens waarover TV Het Wooldrik / Stichting Wooldrikpark beschikt als hij/zij van oordeel is dat de opgenomen gegevens onjuist of onvolledig zijn of, gezien de doelstelling van de gegevensverwerking niet ter zake doende, dan wel in strijd met deze privacyverklaring of een aanvullende overeenkomst zijn opgenomen. Het verzoek tot correctie, aanvulling, verwijdering of afscherming van persoonsgegevens wordt schriftelijk ingediend bij de secretaris van TV Het Wooldrik. Het verzoek bevat de aan te brengen wijzigingen.
Een verzoek tot verwijdering kan slechts worden geëffectueerd met in achtneming van wettelijke bewaartermijnen (zie 7).
De beslissing van de secretaris van TV Het Wooldrik op het verzoek wordt verzoeker binnen 4 weken na ontvangst van het verzoek medegedeeld. TV Het Wooldrik / Stichting Wooldrikpark draagt er zorg voor dat een beslissing tot verbetering, aanvulling of verwijdering of afscherming zo spoedig mogelijk wordt uitgevoerd.
Een afwijzende beslissing is met redenen omkleed.
9. Beroep
Als TV Het Wooldrik / Stichting Wooldrikpark weigert aan een verzoek om inzicht, inzage, afschrift, afscherming of correctie te voldoen, kun betrokkene zich op grond van de Algemene Verordening Gegevensbescherming, wenden tot de arrondissementsrechtbank te Enschede met het schriftelijk verzoek TV Het Wooldrik / Stichting Wooldrikpark te bevelen alsnog aan dat verzoek te voldoen.
Het verzoekschrift moet worden ingediend binnen 6 weken nadat de afwijzende beslissing van TV Het Wooldrik / Stichting Wooldrikpark is ontvangen. Als TV Het Wooldrik / Stichting Wooldrikpark niet binnen de bij 8 en 9 gestelde termijn van 4 weken heeft geantwoord, moet het verzoekschrift worden ingediend binnen 6 weken na die termijnen.
Betrokkene kan zich ook binnen de in 8 gestelde termijn tot de Autoriteit Persoonsgegevens (https://autoriteitpersoonsgegevens.nl) wenden met het verzoek te bemiddelen of te adviseren in zijn geschil met de verantwoordelijke. In dat geval kan het verzoekschrift als bedoeld in het eerste lid, nog worden ingediend nadat de verzoeker van de Autoriteit Persoonsgegevens het bericht heeft ontvangen dat zij de behandeling van de zaak heeft gestaakt, doch uiterlijk tot twee maanden na dat tijdstip.
Wat als er toch iets misgaat?
TV Het Wooldrik / Stichting Wooldrikpark neemt de bescherming van persoonsgegevens serieus en neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Als er bij ons toch onverhoopt iets niet goed mocht gaan met de bescherming van persoonsgegevens dan melden wij dat altijd aan de Autoriteit Persoonsgegevens. Als het datalek mogelijke nadelige gevolgen voor betrokkene zou kunnen hebben nemen we ook direct met hem/haar contact op.
Ondanks alle maatregelen die TV Het Wooldrik / Stichting Wooldrikpark heeft genomen om de gegevens en de privacy van betrokkene te waarborgen is het toch altijd mogelijk dat er een datalek ontstaat. Mocht iemand het gevoel hebben dat er ergens iets niet goed gaat met onze systemen of werkwijzen dan waarderen wij het zeer als deze persoon dit ons laat weten.
10. Begrippen
- Persoonsgegeven: gegeven dat herleidbaar is tot een individueel natuurlijk persoon;
- Gegevensverwerking: handelingen met persoonsgegevens zoals: verzamelen, vastleggen (zowel fysiek
als digitaal), opslaan, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken, wissen en vernietigen; - De betrokkene: degene van wie persoonsgegevens in het bestand zijn opgenomen;
- Derde: een ieder die niet behoort tot TV Het Wooldrik / Stichting Wooldrikpark met uitzondering van de betrokkene
Bijlage I
Persoonsgegevens die worden vastgelegd door TV Het Wooldrik / Stichting Wooldrikpark
| Groep van personen | Persoonsgegeven |
|---|---|
| Leden (bij jeugdleden ook persoonsgegevens van hun ouders/verzorgers) | Voorletters, achternaam, roepnaam |
| Geslacht | |
| Adres, postcode, woonplaats | |
| E-mailadressen | |
| Telefoonnummers | |
| Geboortedatum | |
| Portretfoto | |
| Clublidnummer | |
| Bondsnummer | |
| Bankrekeningnummer | |
| Zakelijke relaties (w.o. tennisleraren, sponsoren) | Voorletters, achternaam, roepnaam |
| Adres, postcode, woonplaats | |
| E-mailadressen | |
| Telefoonnummers | |
| Bankrekeningnummer | |
| Bezoekers tennispark Belangstellenden | Foto’s |
| Bewakingsbeelden | |
| Belangstellenden | Benodigde persoonsgegevens |